Η  διανομή των σχολικών βιβλίων θα πραγματοποιηθεί σε δύο κύκλους. Για τα βιβλία των σχολικών μονάδων Γυμνασίου και Λυκείου, η διανομή προγραμματίζεται να διεξαχθεί από την 1η έως την 25η Ιουλίου 2012, και αντιστοίχως για τα βιβλία των σχολικών μονάδων Δημοτικού και ΕΠΑΛ/ΕΠΑΣ από την 25η Αυγούστου έως τη 10η Σεπτεμβρίου 2012.

ΤΟ ΕΓΓΡΑΦΟ

Προς:Διευθύνσεις Πρωτοβάθμιας & Δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης
Θέμα: «Διαδικασία υπολογισμού βιβλίων ανά σχολείο και προγραμματισμός διανομής σχολικού έτους 2012-2013»

Αξιότιμοι κυρίες και κύριοι,

Σε συνέχεια του υπ’ αριθμόν 490/29-02-2012 email, σας ενημερώνουμε για τα ακόλουθα:
Έχει ξεκινήσει η διαδικασία παραγωγής των βιβλίων και ολοκληρώνεται ο προγραμματισμός σε ό,τι αφορά τη διαδικασία συσκευασίας και διανομής. Με βάση αυτόν τον προγραμματισμό, η διανομή θα πραγματοποιηθεί σε δύο κύκλους. Για τα βιβλία των σχολικών μονάδων Γυμνασίου και Λυκείου, η διανομή προγραμματίζεται να διεξαχθεί από την 1η έως την 25η Ιουλίου 2012, και αντιστοίχως για τα βιβλία των σχολικών μονάδων Δημοτικού και ΕΠΑΛ/ΕΠΑΣ από την 25η Αυγούστου έως τη 10η Σεπτεμβρίου 2012.

Αναφορικά με τον τρόπο προσδιορισμού του πλήθους αντιτύπων ανά τίτλο που θα δικαιούται κάθε σχολείο, έχουμε ορίσει ένα σύστημα διαδικασιών και εφαρμογών πληροφορικής , το οποίο υπολογίζει το πλήθος των βιβλίων ανά σχολείο βάσει των στοιχείων μαθητών και καθηγητών που οι σχολικές μονάδες υποβάλουν στο σύστημα e-survey (καρτέλα σχολείου).

Δεδομένου ότι τα εν λόγω στοιχεία που λαμβάνουμε απ’ το e-survey καταγράφουν τον μαθητικό πληθυσμό του τρέχοντος έτους, στο σύστημα υπολογισμού αντιτύπων ανά τίτλο και ανά σχολείο, περιλαμβάνεται και ένα επιπλέον ποσοστό της τάξεως του 10% ανά τίτλο, που τελικά θα φτάνει στο κάθε σχολείο ώστε να αντιμετωπίζονται απρόβλεπτες και έκτακτες ανάγκες.

Επί προσθέτως, με τη συνεργασία μαζί σας και τη μέχρι τώρα επικοινωνία μας, ολοκληρώνουμε τη συσχέτιση σχολείων και αποθηκών. Στο πληροφοριακό μας σύστημα όλα τα σχολεία που ανήκουν οργανικά στη Διεύθυνσή σας διασυνδέονται με την αποθήκη από την οποία θα εξυπηρετούνται. Έχουμε προγραμματίσει κάθε αποθήκη της Διεύθυνσής σας να λαμβάνει ένα επιπλέον απόθεμα της τάξεως του 3% ανά τίτλο του συνόλου των σχολείων που εξυπηρετεί, ώστε να είναι σε θέση να ικανοποιήσει επιπλέον ανάγκες και ελλείψεις. Το ποσοστό αυτό θα αυξηθεί σε όσες περιπτώσεις η αποθήκη ή η Διεύθυνση σας, μας ενημερώσει για επιπλέον ανάγκες. Γενικός μας στόχος πάντως είναι να μην αποστέλλονται αποθέματα που θα παραμένουν στις αποθήκες αδρανή για μεγάλη χρονική περίοδο.

Όσον αφορά το σύστημα διανομής που θα εφαρμοστεί τη φετινή χρονιά, τα βιβλία θα αποστέλλονται συσκευασμένα ανά σχολείο και θα συνοδεύονται από αναλυτική κατάσταση που θα αναφέρει, για ένα προς ένα τίτλο, το πλήθος βιβλίων που αποστέλλονται.

Οι αποθήκες σας και η Διεύθυνσή σας θα λαμβάνουν έγκαιρα ενημέρωση για το πρόγραμμα διανομής και τις προγραμματισμένες ημερομηνίες παράδοσης. Το αναλυτικό πρόγραμμα διανομής για τη Διεύθυνσή σας θα σας κοινοποιηθεί στο τέλος Ιουνίου 2012.

Επειδή με το νέο σύστημα παραγγελίας των βιβλίων, το e-survey καθίσταται κρίσιμος παράγοντας, παρακαλείσθε όπως:

• προβείτε σε έναν τελικό έλεγχο αναφορικά με το αν υπάρχουν σχολεία που ανήκουν οργανικά στη Διεύθυνσή σας τα οποία δεν έχουν μέχρι σήμερα δημιουργήσει καρτέλα και δεν αποστέλλουν στοιχεία μέσω του e-survey. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να ανοιχτεί καρτέλα του σχολείου και να γίνει κανονικά η υποβολή στοιχείων,
• ενημερώσετε τα σχολεία που διαθέτουν καρτέλα στο e-survey να προβούν σε έναν έλεγχο των στοιχείων που έχουν ήδη δηλώσει και να τα επικαιροποιήσουν κατάλληλα. Ο έλεγχος αυτός αφορά τόσο τα στοιχεία ταυτοποίησης (π.χ. ΑΦΜ, Δ.Ο.Υ., ακριβής κ πλήρης ταχυδρομική διεύθυνση, τκ, στοιχεία επικοινωνίας, όνομα υπευθύνου κτλ) στα οποία έχουμε εντοπίσει ελλείψεις, καθώς και το πλήθος των μαθητών ανά τάξη.

Και για τις δύο ως άνω περιπτώσεις παρακαλούμε οι έλεγχοι και η επικαιροποίηση στοιχείων από κάθε σχολείο να έχουν ολοκληρωθεί μέχρι 25/5/12

Η τελική εκτίμηση του πλήθους των βιβλίων θα βασιστεί σ’ αυτήν και μόνο την τελική επικαιροποίηση και όχι σε κάποια προγενέστερη ή μεταγενέστερη.

Από τις 4/6/12 και έπειτα το κάθε σχολείο θα έχει τη δυνατότητα, με τα στοιχεία πρόσβασης που έχει για το e-survey (username και password), να επισκέπτεται τον ιστότοπο http://publications.cti.gr και να ενημερώνεται για το πλήθος των βιβλίων ανά τίτλο που τελικώς θα παραλάβει.

Για διευκρινήσεις και σχετικές πληροφορίες παρακαλούμε να απευθύνεστε στο τηλέφωνο 2610 960402 (Μαυραγάνη Δανάη).

Κλείνοντας θα θέλαμε να σας ευχαριστήσουμε για τη μέχρι τώρα συνεργασία μας και να τονίσουμε ότι η συνέχισή της σε όλα τα στάδια που θα ακολουθήσουν θα εξασφαλίσει την έγκαιρη και απρόσκοπτη διανομή των βιβλίων στα σχολεία της χώρας μας.

Σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων,

Με τιμή,
Δρ. Χ. Μανωλόπουλος,
Δ/ντής Διεύθυνσης Εκδόσεων ΙΤΥΕ «ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ»