Καλύτερη οργάνωση στον τρόπο διανομής των σχολικών βιβλίων αλλά και στην ποιότητά τους υπόσχεται το ΙΤΥΕ Διόφαντος και διαθέτει κονδύλι ύψους σχεδόν 2 εκ.€ για την υποστήριξη και αναβάθμιση λειτουργίας εφοδιαστικής αλυσίδας σχολικών βιβλίων. 

Για τον σκοπό αυτόν μάλιστα το τελευταίο διάστημα ο Διόφαντος δημοσιεύει προσκλήσεις για συμβάσεις μίσθωσης έργου με διάφορες ειδικότητες επαγγελματιών  και προσκαλεί φυσικά πρόσωπα να εκδηλώσουν το ενδιαφέρον τους για την ανάληψη των σχετικών έργων. Επίσης έχει προκηρύξει διαγωνισμό για μίσθωση ακινήτου για την κάλυψη των στεγαστικών αναγκών των αποθηκών του.    

Ανάμεσα στις αλλαγές είναι και η συστηματικότερη ανακύκλωση των παλιών βιβλίων σε εθελοντική βάση – σε επίπεδο δήμων – με προγράμματα ανακύκλωσης σε σχολικές μονάδες, για την συγκέντρωση παλαιών και χρησιμοποιημένων βιβλίων. Τα προγράμματα αυτά έχουν ανταποδοτικό χαρακτήρα για τις συμμετέχουσες σχολικές μονάδες, υλοποιούνται σε γεωγραφικούς κύκλους και η συλλογή του ανακυκλώσιμου υλικού πραγματοποιείται 2-3 φορές κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς. Η Διεύθυνση Εκδόσεων οργανώνει τη διαδικασία στις σχολικές μονάδες (ενημέρωση, ορισμός Υπευθύνων, προμήθεια σάκων συλλογής υλικού κλπ.), κάνει την επιλογή, βάσει δημόσιων πλειοδοτικών διαγωνιστικών διαδικασιών, αναδόχων στους οποίους διατίθεται το ανακυκλώσιμο υλικό με οικονομικό αντάλλαγμα, συντονίζει τις σχολικές μονάδες για την εφαρμογή των ετήσιων προγραμμάτων ανακύκλωσης, διοργανώνει εκδηλώσεις προβολής/βράβευσης των συμμετεχόντων μονάδων που πέτυχαν τις καλύτερες επιδόσεις, κλπ.

Ακόμα, προβλέπεται ολοκληρωμένη διαχείριση ψηφιακού προεκτυπωτικού υλικού, που αφορά στην επικαιροποίηση του περιεχομένου των βιβλίων, κατόπιν εισηγήσεων του ΙΕΠ, η παρακολούθηση του ιστορικού των αλλαγών, η διαχείριση εγκρίσεων του υλικού, έρευνα – μελέτη για τον εκσυγχρονισμό του εικαστικού υλικού των βιβλίων και τη διαχείριση των συγγραφικών δικαιωμάτων, η διασύνδεση με ιστότοπους για την προβολή του υλικού

Αντικείμενο του συνολικού έργου είναι η  υποστήριξη του εφοδιαστικού κύκλου των σχολικών βιβλίων με προσωπικό και εξοπλισμό, ώστε να διασφαλίζεται η έγκαιρη παραγωγή, συσκευασία και διανομή των βιβλίων στα σχολεία. Επίσης η συνολική αναβάθμιση της λειτουργίας του, με τη μελέτη-εφαρμογή νέων πολιτικών και τυποποιημένων ροών εργασίας, την εισαγωγή νέων τεχνολογικών αυτοματισμών, την επέκταση των υφιστάμενων και την ανάπτυξη νέων πληροφοριακών συστημάτων που θα διαχειρίζονται κρίσιμα επιχειρησιακά δεδομένα, την οργανωμένη παρουσίαση/προβολή των αποτελεσμάτων του εφοδιαστικού κύκλου, κλπ.

Τι αλλάζει

Υπολογισμός παραγγελιών σχολικών μονάδων

Με βάση τα στοιχεία μαθητικού δυναμικού του τρέχοντος κάθε φορά σχολικού έτους, υπολογίζονται αυτόματα από το πληροφοριακό σύστημα οι παραγγελίες βιβλίων όλων των σχολικών μονάδων της χώρας, οι οποίες στη συνέχεια τροφοδοτούν το πρόγραμμα διαλογής και (ανα)συσκευασίας των βιβλίων για τη βασική διανομή. Για τους μαθητές με αμβλυωπία καθώς και τα σχολεία εξωτερικού, η ζήτηση καθορίζεται από τις αιτήσεις που υποβάλουν ηλεκτρονικά τα σχολεία. Με την έναρξη του σχολικού έτους επικαιροποιούνται τα στοιχεία μαθητικού δυναμικού και υπολογίζονται τα αποθέματα ασφαλείας, τα οποία εν συνεχεία συσκευάζονται και αποστέλλονται στα κέντρα διανομής

Προγραμματισμός βιβλιοπαραγωγής, διαχείριση παραλαβών βιβλίων και χάρτου.

Οι λειτουργίες διαχείρισης των βιβλίων περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό παραλαβής των βιβλίων από τους αναδόχους βιβλιοδέτες, τη φυσική παραλαβή των βιβλίων στην αποθήκη και τον ποιοτικό τους έλεγχο, την ταξινόμηση και αποθήκευση των βιβλίων με βάση το βέλτιστο σχήμα αποθήκευσης, κλπ. Οι λειτουργίες διαχείρισης χάρτου περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό παραλαβής χάρτου από τους προμηθευτές, την ποσοτική και ποιοτική παραλαβή του χάρτου, την ταξινόμηση και διακίνηση του χάρτου εντός της αποθήκης, την παράδοση χάρτου στους αναδόχους εκτύπωσης, την παρακολούθηση του ισοζυγίου χάρτου ανά ανάδοχο, εκκαθάριση χάρτου, κλπ

Διαλογή και ανασυσκευασία των βιβλίων

Το πρόγραμμα των παραγγελιών εξειδικεύεται περαιτέρω ανά βαθμίδα / εβδομάδα / ημέρα και οι παραγγελίες εκτελούνται στο συσκευαστήριο της αποθήκης βιβλίων, το οποίο χρησιμοποιεί κυλιόμενους ταινιόδρομους με τεχνολογία pick by light και bar coding. Η λειτουργία του συσκευαστηρίου παρακολουθείται από σύστημα WMS. Η διαλογή και ανασυσκευασία των βιβλίων γίνεται ανά βαθμίδα σε δύο διαφορετικές χρονικές περιόδους, βασική διανομή και συμπληρωματικές διανομές.

Διανομή των βιβλίων

Οι συσκευασμένες παλέτες / χαρτοκιβώτια σημαίνονται κατάλληλα με τα στοιχεία της σχολικής μονάδας και παραδίδονται στον ανάδοχο προς διανομή (βασική διανομή και διανομή αποθεμάτων ασφαλείας). Μέσω του πληροφοριακού συστήματος παρακολουθείται η παραλαβή των βιβλίων από τα σχολεία και τα κέντρα διανομής καθώς και η καταμέτρηση των αποθεμάτων τους.

Διάθεση βιβλίων στην ιδιωτική αγορά

Συνήθως, αρχές Μαϊου ξεκινά η διάθεση βιβλίων σε ιδιώτες βιβλιοπώλες για το επόμενο σχολικό έτος. Οι παραγγελίες υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω εφαρμογής e-shop, στη συνέχεια προωθούνται στην αποθήκη για συσκευασία και οι συσκευασμένες παραγγελίες παραδίδονται στους πελάτες.

Απογραφή - τακτοποίηση αποθεμάτων – συντηρήσεις – βοηθητικές εργασίες

Στο τέλος κάθε ημερολογιακού έτους γίνεται η φυσική απογραφή των αποθεμάτων των αποθηκών και τακτοποίηση με σκοπό την εξοικονόμηση χώρου. Εκτελούνται, επίσης, οι προβλεπόμενες συντηρήσεις του μηχανολογικού και λοιπού εξοπλισμού των αποθεμάτων.

Διαχείριση προγραμμάτων ανακύκλωσης χάρτου

Κάθε έτος γίνεται ανακύκλωση παλιών, κακέκτυπων ή καταργημένων βιβλίων που βρίσκονται στην αποθήκη του ΙΤΥΕ. Επιπλέον, στο πλαίσιο ευαισθητοποίησης της σχολικής κοινότητας (μαθητές, γονείς και διδακτικό προσωπικό) σε θέματα ανακύκλωσης, κοινωνικής προσφοράς και ενίσχυσης της οικολογικής συνείδησης, εκτελούνται σε εθελοντική βάση – σε επίπεδο δήμων – προγράμματα ανακύκλωσης σε σχολικές μονάδες, για την συγκέντρωση παλαιών και χρησιμοποιημένων βιβλίων. Τα προγράμματα αυτά έχουν ανταποδοτικό χαρακτήρα για τις συμμετέχουσες σχολικές μονάδες, υλοποιούνται σε γεωγραφικούς κύκλους και η συλλογή του ανακυκλώσιμου υλικού πραγματοποιείται 2-3 φορές κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς. Η Διεύθυνση Εκδόσεων οργανώνει τη διαδικασία στις σχολικές μονάδες (ενημέρωση, ορισμός Υπευθύνων, προμήθεια σάκων συλλογής υλικού κλπ.), κάνει την επιλογή, βάσει δημόσιων πλειοδοτικών διαγωνιστικών διαδικασιών, αναδόχων στους οποίους διατίθεται το ανακυκλώσιμο υλικό με οικονομικό αντάλλαγμα, συντονίζει τις σχολικές μονάδες για την εφαρμογή των ετήσιων προγραμμάτων ανακύκλωσης, διοργανώνει εκδηλώσεις προβολής/βράβευσης των συμμετεχόντων μονάδων που πέτυχαν τις καλύτερες επιδόσεις, κλπ.

Στον εφοδιαστικό κύκλο, μεταξύ άλλων προβλέπεται ολοκληρωμένη παρακολούθηση προγραμμάτων συσκευασίας και διανομής. Συνίσταται στην παρακολούθηση της απόδοσης του προσωπικού διαλογής και συσκευασίας, στην οn-line παρακολούθηση της εκτέλεσης των δρομολογίων και των παραδόσεων βιβλίων στα σχολεία, στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας εκκαθάρισης των συμβάσεων διαλογής-ανασυσκευασίας και διανομής (πχ. αυτόματη έκδοση των πρακτικών παραλαβής), στη δημιουργία ολοκληρωμένου συστήματος reporting, κλπ. Επίσης προβλέπεται ολοκληρωμένη διαχείριση ψηφιακού προεκτυπωτικού υλικού. Εδώ εντάσσονται οι ενέργειες επικαιροποίησης του περιεχομένου των βιβλίων, κατόπιν εισηγήσεων του ΙΕΠ, η παρακολούθηση του ιστορικού των αλλαγών, η διαχείριση εγκρίσεων του υλικού, έρευνα – μελέτη για τον εκσυγχρονισμό του εικαστικού υλικού των βιβλίων και τη διαχείριση των συγγραφικών δικαιωμάτων, η διασύνδεση με ιστότοπους για την προβολή του υλικού, κλπ.

Η χρονική διάρκεια υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου είναι από 01/07/2020 έως 30/06/2023. Συνολικός Προϋπολογισμός Έργου: 1.995.025,20 €

πηγή:alfavita